XESTDOC: Un sistema de gestión documental lowcost muy versátil

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XESTDOC es un sencillo, pero potente, sistema de gestión documental, basado en código abierto, que está especialmente indicado para PYMES que precisen organizar sistemas documentales con acceso de terceros (sus clientes) y a un precio muy económico. Orientado a gestorías, asesorías, consultorías, abogados, gestión de comunidades… que, en definitiva, desean tener un sistema mediante el que facilitar el acceso a cada cliente a su documentación particular y concreta mediante un acceso a la nube, un usuario y una contraseña.

ALFRESCO: La completa plataforma digital para la empresa

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ALFRESCO es mucho más que una gestión documental. La plataforma empresarial digital de Alfresco permite a TI desarrollar soluciones modernas y atractivas con el fin de acelerar el flujo del negocio.

La plataforma abierta y modular es fácil de aprovechar, integrar y ampliar para una verdadera transformación digital.

Alfresco es una empresa de código abierto empresarial centrada en hacer que el negocio fluya con rapidez, de manera continua e inteligente.

XESTDOC: PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS

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La sección de DOCUMENTOS es el directorio en el que el administrador de XESTDOC organiza los archivos (documentos) para que puedan ser consultados y descargados por sus clientes, pero no podrán ser modificados por sus clientes.

El administrador de XESTDOC puede decidir que los documentos alojados en este directorio sean visibles o no por sus clientes lo que permite almacenar archivos pero darles visibilidad o no en un momento determinado, temporalmente o siempre.

Esta sección soluciona un gran problema que demandan un gran número de profesionales y que es el poder almacenar toda la documentación que desean que sus clientes consulten o recojan, pero que no la puedan modificar, borrar o eliminar, garantizando la seguridad de dichos documentos.

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La sección de ENLACES es ideal para dejar algunos enlaces a determinados sitios que son de frecuente uso para que los clientes los tengan a mano de modo permanente.

Es conveniente organizarlos convenientemente en carpetas o secciones para agruparlos por materias o contenidos de modo que la experiencia de usuario sea lo más correcta y fácil posible.

Del mismo modo que la sección de documentos, se pueden ocultar a gusto del administrador de la plataforma.

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La sección de AVISOS es la herramienta para dejar avisos a los clientes en la plataforma con la posbilidad de enviarlos, al mismo tiempo que se crean, por correo electrónico a los usuarios que se desea pudiendo seleccionar entre uno, varios o todos.

Todos los avisos y comunicaciones a los clientes usuarios quedar almacenados en esta sección con indicación de fecha y hora de envío y son visibles para los usuarios (siempre que así lo decida el administrador) en su sección de avisos a la entrada del usuario en la plataforma.

El envío del aviso por correo electrónico conviene que se haga siempre, puesto que en este tipo de plataformas los usuarios clientes únicamente entran cuando necesitan algún documento en concreto y es posible que el aviso tarde en ser recibido si el cliente usuario no entra en la plataforma. De este modo se garantiza que lo reciba.

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La sección de AGENDA es la herramienta para dejar constancia de diferentes fechas o eventos con los que cada usuario cliente debe cumplir o conocer.

En este capítulo se pueden establecer fechas de una reunión de una comunidad de vecinos, el plazo de vencimiento de una subvención, el plazo en el que el usuario clientes debe enviarnos determinada documentación, por poner algunos ejemplos.

Estos eventos se pueden añadir, al igual que los avisos, para uno, para varios o para todos los usuarios clientes y, también, se pueden enviar por email a los interesados.

Estos eventos quedan guardados en la agenda de cada cliente y quedan reflejados, al igual que en los avisos, de modo que sirvan de demostración ante cualquier mal entendido.

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La sección de ARCHIVOS ENVIADOS Y RECIBIDOS es la herramienta que nos permite recibir los archivos y documentos que nuestro cliente nos envía (facturas de venta, facturas de compras, escrituras…) para un fin determinado.

Del mismo modo nos permite enviar a nuestros usuarios clientes todos aquellos documentos que necesitamos que reciban si fuera el caso, especialmente cuando queremos que no tenga que entrar en la plataforma para buscarlo y descargarlo. En todo caso es decisión del administrador dejarlo en la sección de documentos y no enviarlo por aquí o sí enviarlo.

Una de los aspectos más importantes es que siempre queda claro si el cliente envió o no la documentación necesaria, con registro de fecha, por lo que en caso de necesidad se puede comporbar si fue enviado y recibido. También se pueden hacer anotaciones y comentarios a estos documentos.

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La sección de TAREAS es la herramienta que nos permite enviar a los clientes usuarios tareas determinadas, como puede ser, por ejemplo, en una gestoría pedirle a un cliente que envíe las facturas del trimestre antes de una fecha determinada.

Existen ya dos herramientas para estos asuntos, como puede ser el sistema de avisos o el de agenda, pero en determinados casos no está de más disponer de un sistema más para comunicarse de un modo, tal vez, más directo.

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La sección de NOTAS PERSONALES es otra herramienta para facilitar la comunicación con los usuarios clientes, que, aunque parezcan demasiadas herramientas redundantes, cada una de ellas se adapta más a unos tipos de comunicaciones que otras y, de este modo, cubren un abanico amplio de diferentes necesidades en función del tipo de empresa y el tipo de gestión documental que se trate y, en particular, de la necesidad comunicativa puntual.

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XESTDOC tiene una sencillez de uso pensada para que todas aquellas personas que no son tan hábiles con la tecnología sean capaces de manejarla con facilidad y para que la experiencia de usuario sea totalmente intuitiva y clara.

Otra de las ventajas de XESTDOC es que al estar basado en un software de código abierto se mantiene de modo gratuito el software y únicamente tiene el coste de instalación, personalización y alojamiento, lo que permite disponer de un sistema de gestión documental a un precio muy asequible para pequeñas empresas que no necesitan todas las funcionalidades que tienen otras plataformas más complejas y que no pueden realizar el desembolso que supone su uso.

XESTDOC: Prueba Gratuita

Si deseas probar de modo gratuito XESTDOC cubre el siguiente formulario y te enviaremos unos datos de acceso para una instancia de prueba durante un mes para que compruebes todas las funcionalidades de la plataforma.

Cargo (Seleccione una opción del menú desplegable):
Los datos serán recogidos para gestionar la agenda de contacto para comunicaciones propias del negocio establecido, acciones promocionales por el responsable de los ficheros (ubicados en territorio de la unión europea) que es Aplicaciones y Desarrollos Tecnológicos Xeral SLU (B27447762). Puedes consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos en nuestra política de privacidad. Puedes consultar, rectificar o cancelar tus datos dirigiéndote al responsable del fichero mediante correo electrónico en la dirección info@xeral.net.